Raices es una red avanzada de investigación para la ciencia y la educación en El Salvador (América Central). Ha sido liderada por Juán José Sánchez desde 2011. Como experto en tecnología, Sánchez siempre está evaluando cuáles son las mejores soluciones para incrementar la productivdad de su equipo.

Hace un año, Sánchez empezó a usar Workep. Desde entonces, Raices ha mejorado sus procesos de forma significativa. Sánchez está tan satisfecho con Workep que quiere promover el uso de la plataforma en más de 1300 universidades de Latinoamérica.

Sánchez destaca la facilidad de uso de Workep y una de sus herramientas predilectas son las plantillas para proyectos. Es un usuario de nuestro plan Growth desde comienzos del 2018.

Hablamos con Sánchez para conocer más acerca de su experiencia con Workep.

¿Para qué usan Workep?

Por un lado, para planificar y controlar proyectos que se manejan en las universidades, bien sean procesos de investigación, de mejora de la enseñanza-aprendizaje o de carácter operativo.

Por otro lado, para mantener un ambiente de colaboración entre los diferentes integrantes de los equipos de trabajo.

¿Por qué eligieron Workep como su solución de gestión de proyectos?

Después de una minuciosa revisión de los productos disponibles en el mercado, le apostamos a Workep y, después de un año de uso, vemos que no nos equivocamos.

¿Qué tanto ha mejorado su productividad gracias a Workep?

La productividad ha mejorado en muchos aspectos (velocidad, comunicación entre actores, seguimiento, etc.); sin embargo, uno de los mayores aportes es el sistema de avisos y alertas que facilita la supervisión de los diferentes gestores de proyecto.

¿Qué beneficios ha traído usar Workep con respecto a otras herramientas?

El principal beneficio es la facilidad de uso. Es muy intuitivo y ha reducido la necesidad de capacitación de los usuarios; asimismo, la oportuna y buena respuesta de los asesores en línea.

¿Qué metodología de gestión de proyectos utilizan?

Por el momento, estamos usando los métodos tradicionales y nos apoyamos mucho en las listas verticales y el Gantt. No hemos visto la necesidad de explorar otras metodologías aunque hemos recibido constantemente guías y apoyos que nos motivan a usar otros métodos.

Cuéntenos cómo se ha beneficiado un proyecto específico gracias al uso de Workep

Como ejemplo, hemos usado Workep para el control de proyectos de investigación. Para ello hemos logrado crear plantillas que permiten un punto de partida inmediato que ayuda conscientemente a planificar en forma colaborativa y adquirir compromisos claros de cada uno de los actores. El seguimiento casi se da por sí mismo evitando los malos momentos de tener que señalar o sancionar retrasos porque los actores están siempre pendientes del trabajo de los demás.

Alguna anécdota usando Workep…

En muchas reuniones de trabajo hemos iniciado proyectos ingresando datos (tareas, responsables, tiempos, etc.) directamente en Workep. Luego, las reuniones de seguimiento son muy fáciles de sobrellevar porque solo basta con revisar los avances y ver quiénes no han seguido el plan. Todo se vuelve muy eficiente y transparente. Dado que son pocas las reuniones que debemos hacer en forma presencial, tratamos de buscar reuniones presenciales para socializar un poco.

¿Cuántas personas usan Workep dentro de la compañía?

En cada equipo (universidad) hay varios proyectos, cada uno con responsables para cada tarea. Normalmente quienes se involucran son los directores, investigadores, docentes, estudiantes y personas de apoyo.

¿Cuántas áreas la usan? ¿Y cuáles?

Nosotros hemos dividido nuestra operación en Universidades (equipos), cada una con proyectos que va en 4 direcciones (investigación, docencia, comunicación y técnico). Cada parte tiene sus propios proyectos y normalmente tienen un administrador (responsable absoluto) con asistentes (gestores).

Cada equipo tiene su propia dinámica de proyectos y prioridades de modo que es difícil estandarizar pero por el momento hemos trabajado cerca de 140 proyectos con unos 120 gestores que se han comprometido con sus responsabilidades y han usado a Workep como un medio óptimo para mejorar sus resultados.