El resultado de cualquier proyecto se define en gran medida por lo bien que se planifica. Naturalmente, cualquier proyecto requerirá cierta improvisación y flexibilidad durante la ejecución, pero un plan de gestión de proyecto sólido ayudará al director del proyecto y al equipo del proyecto a adaptarse durante el proceso. Un plan de gestión de proyectos establece líneas de base formales sobre su gestión y ejecución.

¿Cuáles son las partes de un plan de gestión de proyectos?

Cada plan de proyecto tiene tres partes principales que lo componen: actividades, tareas y recursos. El plan de gestión del proyecto define todo lo que se necesita de acuerdo a estas 3 partes. Un gerente de proyecto definirá cuáles son las actividades, tareas y recursos del proyecto en función de los aportes de los stakeholders del proyecto y del equipo del proyecto.

Luego, el gerente del proyecto creará un plan que describe los entregables, los objetivos, las tareas, los plazos, los costos, los cronogramas, los hitos y los riesgos más específicos del proyecto. Básicamente, el plan de gestión del proyecto existe para proporcionar una imagen clara de lo que se necesita hacer exactamente para ejecutar y entregar.

Dicho esto, el plan de gestión de proyectos no es algo que se haga tan rápido como se creería, el plan del proyecto será un recurso vital para que el gerente de proyecto pueda crear informes de gestión.

Pasos para crear un plan de gestión de proyectos

Cada plan es diferente, pero hay algunos pasos básicos a seguir para desarrollar una buena planeación. Si sigue estos pasos, tendrá todo lo que necesita para consultar y actualizar  el plan durante la ejecución.

• Definir el alcance del proyecto: este es el primer paso después de que se ha seleccionado un proyecto para trabajar. El alcance del proyecto describe los entregables básicos, los costos, las metas, los plazos y las responsabilidades.
  
• Determine qué recursos necesitará: después de definir el alcance, podrá determinar qué recursos y cuántos se necesitan para completar el proyecto. Los recursos incluyen todo lo que se necesita para ejecutar: personas, equipo, espacio, tiempo, etc.
  
• Asignar los recursos: una vez que haya determinado qué recursos se necesitan para el proyecto, puede comenzar a organizarlos. Empiece por organizar los equipos y luego asigne a cada equipo los demás recursos que necesitan para cumplir con sus responsabilidades.
  
• Establecer hitos de tareas: los hitos representan el final de ciertas fases del proyecto que se componen de tareas relacionadas. Es importante establecer hitos para poder dividir un proyecto en partes más pequeñas y manejables.
  
• Cree un cronograma del proyecto: un cronograma del proyecto es una línea de tiempo en la que se presenta toda la otra información del proyecto, incluidas las tareas, los hitos, los recursos, etc. Esto le ayudará enormemente a visualizar todos los datos del proyecto y a mantenerse organizado durante el transcurso.
• Identifique las dependencias de las tareas: después de haber presentado toda la información del proyecto en un cronograma, debe dejar en claro qué tareas dependen unas de otras al vincularlas. Esto se puede hacer en un software de gestión de proyectos, por ejemplo, mediante el uso de un diagrama de Gantt.
  
  ¿Cómo puede ayudar el software de gestión de proyectos?El software de gestión de proyectos es una poderosa herramienta de planificación que le ayudará a hacer su vida mucho más fácil. Por ejemplo, un diagrama de Gantt automatizado es una característica indispensable para administrar la programación y las tareas de un proyecto. Puede crear fácilmente una línea de tiempo visual con tareas representadas por barras y realizar actualizaciones rápidas que todo su equipo puede ver en tiempo real. Todos podrán mantenerse informados, ver el progreso del proyecto y comprender qué tareas están vinculadas y tienen dependencia.
  
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