Gestión de proyectos. Suena fácil, ¿verdad? Enumerar algunas tareas, asignar responsabilidades: listo. Bueno, en realidad hay mucho más que debes saber, pero no te preocupes, ¡para eso estamos aquí!

Empecemos respondiendo:

¿Qué es Project Management?

“Project Management es el arte de iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar un proyecto, controlando los recursos necesarios para lograr un objetivo específico”

Entonces, ahora que sabes qué es la gestión de proyectos, en esta publicación veremos algunos de sus principios básicos:

1. Qué es un proyecto y por qué es importante administrarlo
2. Las 5 etapas de Project Management
3. Dos métodos de gestión de proyectos (ágil y tradicional)
4. Definir la complejidad de tu proyecto y por qué es importante

1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO Y POR QUÉ NECESITO GESTIONARLO?

Según el PMI (Project Management Institute), un proyecto es un “esfuerzo temporal con un principio y un final y debe usarse para crear un producto, servicio o resultado único”. Esto significa que cada proyecto tiene un objetivo específico que debe lograrse en un momento específico, por lo que no puede continuar indefinidamente.

El objetivo u objetivo específico del proyecto se puede lograr mediante el cumplimiento de algunos requisitos que se definen al comienzo del proyecto. Estos requisitos deben estar alineados con los entregables del proyecto (productos tangibles que salen como resultado de un requisito).

Al mismo tiempo, estos requisitos implican algunas tareas interdependientes que las personas deben realizar en momentos específicos.

Entonces, un proyecto tiene metas, tiempo, requisitos, entregables, tareas y personas. ¿Cómo podemos controlar todo esto?

Ahí es donde la gestión de proyectos es útil. Sin una gestión adecuada de los recursos, es imposible comprender y alinear todo lo que está involucrado en un proyecto para lograr el objetivo final.

La gestión de proyectos se trata de alinear los recursos disponibles para cumplir los objetivos del proyecto.

2. LAS 5 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

• Iniciación: también conocido como “Definición” es el primer paso en cada proceso de gestión de proyectos. En esta etapa, definimos el proyecto: metas, objetivos SMART, requisitos, entregables, recursos disponibles y fecha de entrega final.
• Planificación: en esta etapa definimos todas las actividades del proyecto y los riesgos potenciales asociados a cada una. Los riesgos también deben planificarse de manera efectiva, a fin de mitigar adecuadamente cualquier problema que pueda surgir en el futuro. Con esto en mente, podemos asignar los recursos necesarios en términos de dinero, activos físicos, personas, software, etc. para cerrar el proyecto con éxito.
• Ejecución: una vez que sabemos cuáles son las tareas y quién es responsable de cada una, cada miembro del equipo comienza a trabajar en sus propias tareas, controlando la cantidad de tiempo y recursos que utiliza para que todo salga según lo planeado. En esta etapa, es realmente importante tener en cuenta que algunas tareas dependen de otras, por lo que si una tarea se retrasa, todo el proyecto podría verse afectado.
• Monitoreo: en esta etapa haremos seguimiento al progreso del proyecto, para ver si todo está saliendo según lo planeado. Cualquier distorsión del plan, por pequeña que pueda parecer, puede tener un gran impacto en el resultado final, por lo que una buena supervisión nos ayuda a identificar problemas rápidamente para poder tomar decisiones oportunas y disminuir el efecto sobre el resultado del proyecto.
• Cierre: como dijimos, cada proyecto tiene una fecha de vencimiento. Esto significa que un proyecto no puede continuar para siempre. La etapa de cierre nos permite finalizar un proyecto, entregar los resultados finales y determinar si fue rentable o no.

3. DOS MÉTODOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Hay dos métodos principales de administración de proyectos: tradicional y ágil.

Mientras el tradicional se enfoca en cuidar los recursos y planear cada paso del proyecto con anticipación, Agile se enfoca en la planificación, colaboración y flexibilidad a corto plazo.

En el método tradicional, toda la etapa de planificación se realiza antes de empezar el trabajo, todas las tareas se diseñan desde el principio y generalmente se muestran en una EDT (estructura de desglose de trabajo), que el PMI define como “una descomposición jerárquica orientada al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del mismo y crear los entregables requeridos “. Este método es ideal para proyectos que están muy estandarizados y no suelen tener muchas modificaciones a lo largo del tiempo.

En el método ágil, la planificación se centra en sprints, períodos de 1 a 4 semanas donde se planifica y completa una lista de tareas. Este método es ideal para proyectos que no son predecibles. El método ágil ofrece una visión general más amplia de cómo avanzan las actividades y es lo suficientemente flexible como para decidir si se deben agregar nuevas tareas, si se necesitan más recursos, etc.

En el método tradicional, los resultados se miden al final al observar el resultado final. Por otro lado, el método ágil les permite a los equipos medir y monitorear continuamente.

4. DEFINICIÓN DE LA COMPLEJIDAD DE SU PROYECTO Y POR QUÉ ES IMPORTANTE

Los proyectos pueden tener diferentes niveles de complejidad. Dependiendo del nivel de incertidumbre y ambigüedad de los objetivos del proyecto, puedes establecer si tienes o no un proyecto complejo en tus manos. Aquí hay una forma simple de visualizar cómo se puede definir la complejidad dentro de un proyecto:

Cada proyecto es único y tiene su propio nivel de complejidad. Por lo tanto, los gerentes de proyecto siempre deben ser conscientes de los niveles de complejidad e incertidumbre con los que están trabajando, ya que la implementación de metodologías de gestión de proyectos que no encajan bien con sus proyectos podría tener consecuencias perjudiciales para el éxito general del proyecto.

Al alinear la complejidad del proyecto con la metodología de trabajo y los objetivos SMART, los equipos pueden evitar caer en la trampa del fracaso del proyecto.

CONCLUSIÓN: Entonces ahí lo tienes. 4 principios básicos de Project Management que te pueden ayudar a comprender por qué este tema es tan importante.

SUGERENCIA: si quieres mantener tus proyectos organizados, utiliza un software de Gestión de proyectos, donde puedas centralizar toda la información en un único lugar.