Muchas personas, incluso los gerentes de proyectos más experimentados nunca han usado (o incluso visto) un diagrama de Gantt para hacer seguimiento a su proyecto, aunque esta es una de las herramientas más útiles e intuitivas para el trabajo. Los diagramas de Gantt son antiguos en comparación con las técnicas modernas de gestión de proyectos, los inventaron hace más de 100 años, pero son tan relevantes hoy como lo eran en ese entonces.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

De manera simple, un diagrama de Gantt es una representación visual que rastrea el progreso de todos los elementos en un proyecto y permite al gerente de este expresar un poco su lado creativo. Un buen diagrama de Gantt proporciona mucha información sobre las tareas del proyecto, incluyendo cuándo deben comenzar y finalizar, quién es responsable de cada tarea y si hay tareas que se sobreponen.

Los beneficios de un diagrama de Gantt

El uso de un diagrama de Gantt para la administración de proyectos ofrece una serie de beneficios para todos los aspectos del proyecto:

• Comunica efectivamente el progreso del proyecto. Un diagrama de Gantt permite que todos los miembros del equipo vean fácil y rápidamente en qué tareas necesitan trabajar, cuándo deberían haberlas comenzado, así como la fecha límite para las mismas. Es una gran herramienta para que los gerentes de proyecto vean cómo el progresa en su conjunto y qué áreas pueden necesitar más atención.
• Los diagramas de Gantt promueven la eficiencia planificando todo el proyecto de
  principio a fin, permitiendo que los miembros del equipo administren su tiempo de
  manera efectiva ya que saben cuándo deben comenzar sus tareas sin tener que
  esperar los comentarios de otros miembros del equipo.
• Los diagramas de Gantt son flexibles, lo que permite realizar cambios incluso
  después de que el proyecto haya comenzado. Los gerentes de proyecto pueden
  ingresar la cantidad de información que deseen en el cuadro, dependiendo de sus
  necesidades particulares de gestión de proyectos.
  
  ¿Cómo usar un diagrama de Gantt?

Al elaborar un diagrama de Gantt, el primer paso es identificar las actividades que se deben rastrear. Cada actividad debe contribuir al objetivo final del proyecto y ser manejable, realista y tener una fecha de inicio y finalización establecida. Algunas actividades pueden requerir que otras se completen primero y esto también se debe ver en el cuadro. Una vez que se han trazado las actividades, se puede incluir un cronograma de cuánto tiempo debe tomar cada tarea, así como las personas responsables de la actividad y los recursos necesarios para completarla.

El diagrama de Gantt se puede elaborar manualmente en papel si quieren hacerlo a la vieja escuela, o digitalmente, utilizando Excel o un software especializado. El eje X del diagrama representa el tiempo, desglosado en incrementos útiles según el alcance del proyecto (días, semanas, meses, décadas, etc.), mientras que el eje Y representa las diversas tareas e hitos esperados, y se puede incluir a las personas responsables o los recursos necesarios para la tarea.

Ejemplo de un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt pueden ser simples o intimidantemente complejos, dependiendo del alcance y la profundidad del proyecto. El siguiente es un ejemplo de un diagrama de Gantt simple, tomado del software Workep.

Incluso si no conoce el HBMC de su GMBH, este ejemplo muestra los componentes básicos de un buen diagrama de Gantt. Es sencillo ver cuáles son las tareas, las fechas de inicio y finalización y las personas responsables de cada una de ellas. Cada uno de los equipos puede ver rápidamente de qué tareas son responsables y cuándo se espera que estas comiencen y terminen.

Conclusión

Los diagramas de Gantt son una forma simple pero poderosa de planificar y rastrear un proyecto a lo largo de su vida. Incluso si parecen ser viejos y pasados de moda, son una herramienta valiosa dentro del arsenal de los gerentes de proyectos.