Los Project Managers son como los pulpos: necesitan 8 manos para administrar los proyectos correctamente y mantener todo bajo control. Pero incluso si tuvieran 8 manos, hay problemas comunes que aparecen durante la planificación y ejecución del proyecto. Problemas que son difíciles de evitar, pero fáciles de resolver.

Problemas comunes en la gestión de proyectos

• Ignorar el proceso de planificación
• Cambios en el alcance
• Superar el presupuesto
• Falta de comunicación
• Cambios en los plazos
• No empoderarse del proyecto
• Información descentralizada

1. IGNORAR EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Si eres un buen project manager, sabes que la planificación es una de las etapas más importantes en cualquier proceso de gestión de proyectos. Sin embargo, a veces los gerentes de proyectos no pasan el tiempo suficiente en esta etapa y tratan de pasar de inmediato a la solución del problema, en lugar de dar un paso atrás, planificar y diseñar las estrategias más efectivas para resolver el problema.

Una mejor planificación permite tener un mayor control sobre el proyecto. Por lo tanto, nunca debes iniciar un proyecto sin antes analizar el problema, echar un vistazo a las posibles soluciones, proponer la mejor solución al problema y planificar todas las actividades y los recursos necesarios para resolverlo. Siempre ten en cuenta los riesgos que podrían afectar el proyecto y propón soluciones alternativas.

Y recuerda, los proyectos a largo plazo requieren una planificación más detallada. A corto plazo, por otro lado, se necesita un enfoque más práctico y rápido.

2. CAMBIOS EN EL ALCANCE

Es muy importante tener un alcance claro y definido antes de comenzar a ejecutar el proyecto.  Pero incluso con un gran proceso de planificación, el alcance puede cambiar durante la ejecución. Los cambios en el alcance son peligrosos porque pueden hacer que el proyecto se desvíe y se pierdan las fechas límite.

Cuando esto suceda, primero enfócate en los objetivos y en la necesidad real: ¿cambiaron los objetivos? ¿fue por la planificación o la ejecución? ¿es realmente necesario cambiar el alcance? Si la respuesta es sí, el patrocinador del proyecto debe tener una reunión con todos los involucrados para que juntos puedan encontrar la solución más fácil y práctica. Tómate el tiempo para re orientar el proyecto, re asignar los recursos, crear nuevas tareas, reprogramarlas y contarles a todos lo que sucedió. La documentación del proyecto debe actualizarse para que todos los miembros del equipos trabajen bajo los mismos términos.

3. EXCEDER EL PRESUPUESTO

Planificaste el proyecto, definiste los recursos necesarios y, por lo tanto, el presupuesto final para el proyecto. Entonces, si hiciste una buena planificación, ¿por qué estás excediendo el presupuesto?

Usualmente esto ocurre por 3 razones: no hubo un buen proceso de planificación, no hubo un buen proceso de monitoreo y control durante la etapa de ejecución, o el proyecto se vio afectado por fuentes externas (entorno, cambio de divisas, etc.).

Cuando tu proyecto excede el presupuesto, debes entender qué sucedió e intentar reasignar los recursos restantes para que pueda mantener los mismos gastos. Recuerda, una buena práctica al planificar el proyecto es definir un presupuesto para sorpresas (“colchón”), es decir, tener una reserva en caso de que surjan algunas contingencias fuera de tu control.

4. FALTA DE COMUNICACIÓN

La mala comunicación lleva a conflictos no resueltos, que pueden tener un efecto adverso en el proyecto. Un proyecto es ejecutado por un equipo, en el cual cada miembro es responsable de algunas tareas y fechas límite. Si una persona no está alineada y el resto del equipo no se entera, es seguro que el proyecto tendrá retrasos (y algunos problemas mayores si el asunto continúa).

Tener reuniones recurrentes, actas de estas reuniones y comités primarios, entre otros, es una gran idea para mantener a todos a bordo y conectados.

5. PLAZOS DE CAMBIO

En un proyecto, las tareas dependen de otras tareas. Algunas de ellas no se pueden iniciar si no se ha completado una tarea anterior. Entonces, básicamente, una fecha límite incumplida podría convertirse en 1.000 fechas límites incumplidas y, en última instancia, en una entrega tardía del resultado final del proyecto. Es por eso que la administración del tiempo es crucial en un proyecto.

Cuando tengas retrasos en el proyecto, primero analiza si la tarea vencida es parte de la ruta crítica. Si no es así, busca otras tareas que se pueda adelantar y re asigna recursos para que puedas mantener la misma fecha final. Si la tarea hace parte de la ruta crítica, busca nuevos recursos que puedan agregarse al proyecto sin tener un gran impacto en el presupuesto.

6. NO EMPODERARSE DEL PROYECTO

Una vez escuché “Cuando hay dos responsables, no hay ningún responsable”. Esto significa que cada tarea necesita un único responsable: una persona que se encarga de una tarea específica y todo lo que se necesita para su finalización.

Un gerente de proyecto necesita definir claramente las responsabilidades y el poder de toma de decisiones de cada miembro del equipo, y al mismo tiempo, las expectativas de los interesados o stakeholders.

7. INFORMACIÓN DESCENTRALIZADA

Es crucial mantener a todos los miembros del equipo actualizados sobre el estado del proyecto en todo momento. No tener información accesible, disponible y veraz conduce a errores y retrasos en el proyecto. Varias versiones del cronograma, diferentes carpetas para documentos, muchos correos electrónicos pueden llevar a información descentralizada que confunde a todos en el equipo.

Una solución para este problema es tener un software que ayude a coordinar a los empleados en múltiples ubicaciones y zonas horarias. Un software de Project Management centraliza toda la información del proyecto en un único lugar al que todos los miembros del equipo pueden acceder en tiempo real.

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