Los diagramas de Gantt son una poderosa herramienta de gestión de proyectos que puede aumentar en gran medida la productividad de las personas y los equipos. Los diagramas de Gantt ayudan a los gerentes a realizar funciones importantes, como establecer el alcance de un proyecto, el presupuesto y el cronograma, así como realizar seguimiento de los proyecto en la marcha. El uso de software de gestión de proyectos puede contribuir a la productividad de una organización.

• Organizar visualmente información compleja
• Mostrar la asignación de tareas y el progreso públicamente
• Muestre varios proyectos para ayudar a distribuir los recursos de manera eficaz
• Informar a los diferentes grupos sobre el progreso
• Mantenga claros los requisitos del proyecto y del equipo

1. Organizar visualmente información compleja

Una de las mayores ventajas de los diagramas de Gantt es que le permiten ver información importante de gestión de proyectos de un vistazo. La naturaleza visual de los diagramas de Gantt facilita la gestión de información compleja sobre tareas, incluido quién va a completar la tarea, cuándo la va a completar y cómo se relaciona la tarea con todo el proyecto. Con el software de gestión de proyectos, las tareas se muestran como líneas horizontales codificadas por colores en una línea de tiempo que representan a personas o equipos.

2. Muestre el progreso del proyecto públicamente

Dado que todos los miembros del equipo pueden ver a quién se asignan las tareas y su progreso, los diagramas de Gantt mantienen a todos responsables. La productividad del equipo aumenta porque las personas pueden estar al tanto de su propio trabajo, el trabajo de su equipo y ver el progreso de las tareas asignadas a otros que pueden afectar su trabajo. En el software de gestión de proyectos, se pueden configurar alertas para notificar tanto a las personas responsables como a los responsables del proyecto cuando una tarea está lejos de completarse y se acerca a una fecha límite para que el tiempo y los recursos se puedan redistribuir si es necesario.

3. Muestre varios proyectos para ayudar a distribuir los recursos de manera eficaz

Los gerentes de proyectos pueden usar diagramas de Gantt para ver proyectos activos y futuros y distribuir cargas de trabajo de manera más eficiente. El software de gestión de proyectos ayuda a los gerentes a ver cuándo comenzarán los proyectos de sus departamentos y visualizar la distribución de recursos. Entonces, pueden planificar de manera más eficaz y dividir el trabajo de manera uniforme entre las personas y los equipos.

4. Informar a los diferentes interesados sobre el progreso

Los diagramas de Gantt son una herramienta eficaz para resumir los datos del proyecto para mantener informados a los diferentes interesados. Los usuarios del software de gestión de proyectos pueden clasificar los diagramas de Gantt para mostrar solo la información crucial para ellos o para ver el progreso del proyecto en su conjunto. Esto permite que todas las partes interesadas estén al tanto del progreso y los cambios del proyecto.

5. Mantenga claros los requisitos del proyecto y del equipo

Las personas pueden ver mejor cómo se relacionan sus tareas con un proyecto completo y comprender más claramente sus responsabilidades. Los diagramas de Gantt ayudan a todos los involucrados en un proyecto a ver los hitos de un proyecto y cómo van a lograr el resultado final. Esto también ayuda a las partes interesadas y los gerentes a ver exactamente lo que se requiere de las personas y los equipos para planificar mejor el alcance, el cronograma y el presupuesto de un proyecto.