Para los gestores de proyectos, es com煤n enfrentar y abordar problemas en la realizaci贸n un proyecto. Es raro que un proyecto se desarrolle sin pausa y problema, ya que su elaboraci贸n implica varios procesos. Igualmente, hay la posibilidad de que las fallas que surjan pausen el problema por completo.

Ahora, hay complicaciones peque帽as o menores que pueden resolverse r谩pidamente. Por otro lado, hay problemas un poco m谩s complicados y que requieren tiempo y esfuerzo para resolver. Muy a menudo, estos obst谩culos son lo suficientemente grandes como para formar proyectos formales y se toma un enfoque formal para resolverlos de la manera m谩s eficiente.

Por lo tanto, no importa si el problema al que te enfrentas es grande o peque帽o, como gestor de proyectos, debes tener un enfoque sistem谩tico para resolverlo de modo que fortalezca tus habilidades de resoluci贸n de problemas y te ayude a convertirte en un gestor de proyecto m谩s efectivo.

Aqu铆 te damos una gu铆a paso a paso abordar los problemas que surgen en la realizaci贸n de un proyecto. Debes seguir estos pasos en orden secuencial para obtener mejores resultados y resolver problemas importantes:

Identifica el problema:

Primero, hay que definir el alcance del problema. Es decir, tienes que estar consiente de cuando algo comienza a salir mal. Como gerente de proyecto, siempre debes saber el progreso de cada una de las tareas y actividades. En el momento en que una tarea se atasca o no obtiene los resultados deseados seg煤n el plan, encontrar su origen es imprescindible. Luego, identifica el impacto que est谩 causando y la l铆nea de tiempo necesaria para resolverlo.

Entender el problema:

Esta es la parte donde se analiza el obst谩culo y se estructura. Cuando se estructura un problema, se le entrega una definici贸n lo cual es uno de los pasos m谩s importantes para resolver problemas. Cuando ya se entiende el problema en su totalidad es posible present谩rselo al resto del equipo. De esta manera, es posible determinar el enfoque correcto para resolverlo.

Determinar las causas:

Una vez que hayas entendido y definido el problema, est谩s listo para determinar sus causas. Una posibilidad, es usar un diagrama de espina de pescado para realizar un an谩lisis de causa y efecto. Si, por ejemplo, ves el problema en cuesti贸n como una brecha entre el lugar donde est谩s y el lugar donde quiere estar, las causas del problema son los obst谩culos que no te permiten cerrar esa brecha.

Como gerente de proyecto, es crucial que te asegures de que las soluciones que encuentres aborden las causas en lugar de los s铆ntomas del problema. Si encuentras una soluci贸n que corrige el s铆ntoma en lugar de la causa, es probable que el problema se repita, ya que nunca se resolvi贸 realmente.

Lluvia de ideas(o soluciones):

Una vez el problema y sus causas hayan sido definidos, es hora de dejar volar la imaginaci贸n y desarrollar posibles soluciones. Al hacerlo, tambi茅n debes considerar varios aspectos. Por ejemplo, si hay un problema en un departamento determinado que est谩 involucrado en el proyecto, 驴tu soluci贸n impactar铆a positivamente a los otros departamentos? Aseg煤rate de que, al generar ideas y encontrar soluciones, la empresa sea un todo y consideres todos los posibles impactos que tendr铆a en otros departamentos.

La lluvia de ideas y el mapeo mental son algunos de los m茅todos populares para la resoluci贸n de problemas en la gesti贸n de proyectos. De acuerdo con una investigaci贸n realizada por Chip y Dan Heath en su libro Decisive, la mayor铆a de los gerentes normalmente solo presentan dos soluciones. Haga ‘X’ o no haga ‘X’. Este enfoque suele fallar y rara vez conduce al 茅xito. Crear 15 a 20 soluciones tampoco es sabio, ya que no es posible probar y experimentar todas. Desarrollar de tres a cinco soluciones suele ser suficiente en caso de que una no funcione.

Selecciona la soluci贸n ideal:

Una vez se hayan seleccionado las mejores ideas para la resoluci贸n de problemas, se puede hacer uso de un an谩lisis de compensaci贸n. Para realizarlo, debes definir los criterios cruciales del problema, de modo que sea posible comparar las soluciones. Para ello, se utiliza una matriz simple y la soluci贸n de mayor rango ser谩 la mejor soluci贸n para su problema.

Ahora tienes una lista de posibles soluciones solo falta escoger. Si est谩s enfrentando un problema personal o un problema que afecta directamente tu trabajo, basta con elegir las opciones que te parezcan mejores. Pero, en otras situaciones, es aconsejable utilizar un proceso de puntuaci贸n. Si necesitas que alguien m谩s apoye la decisi贸n, puedes escribir algunas notas teniendo en cuenta consideraciones como el costo, la calidad y la reputaci贸n.

En caso de que est茅s enfrentando un problema a gran escala requiera una gran cantidad de fondos, es posible que debas seguir una plantilla o pol铆tica organizativa.

Act煤a e implementa la soluci贸n:

Aqu铆 es donde realmente se pone la soluci贸n en acci贸n. La implementaci贸n de una soluci贸n es un proyecto en s铆 mismo. Debes tener las herramientas de administraci贸n de proyectos correctas y los procesos correctos a disposici贸n. Si hay muchas acciones involucradas en la implementaci贸n de la soluci贸n que seleccionaste, es aconsejable crear primero un plan de acci贸n y tratar el proceso como un mini-proyecto para asegurarse de que la soluci贸n se implemente correctamente.

Con la ayuda de los pasos mencionados, no solo puedes aumentar la eficiencia de resoluci贸n de problemas mientras realizas un proyecto, sino tambi茅n perfeccionar tus habilidades de resoluci贸n de problemas.

隆Buena suerte!

Categor铆as: Productividad

0 Comentarios

Deja un comentario

Marcador de posici贸n del avatar

Tu direcci贸n de correo electr贸nico no ser谩 publicada. Los campos obligatorios est谩n marcados con *