Para los gestores de proyectos, es común enfrentar y abordar problemas en la realización un proyecto. Es raro que un proyecto se desarrolle sin pausa y problema, ya que su elaboración implica varios procesos. Igualmente, hay la posibilidad de que las fallas que surjan pausen el problema por completo.

Ahora, hay complicaciones pequeñas o menores que pueden resolverse rápidamente. Por otro lado, hay problemas un poco más complicados y que requieren tiempo y esfuerzo para resolver. Muy a menudo, estos obstáculos son lo suficientemente grandes como para formar proyectos formales y se toma un enfoque formal para resolverlos de la manera más eficiente.

Por lo tanto, no importa si el problema al que te enfrentas es grande o pequeño, como gestor de proyectos, debes tener un enfoque sistemático para resolverlo de modo que fortalezca tus habilidades de resolución de problemas y te ayude a convertirte en un gestor de proyecto más efectivo.

Aquí te damos una guía paso a paso abordar los problemas que surgen en la realización de un proyecto. Debes seguir estos pasos en orden secuencial para obtener mejores resultados y resolver problemas importantes:

Identifica el problema:

Primero, hay que definir el alcance del problema. Es decir, tienes que estar consiente de cuando algo comienza a salir mal. Como gerente de proyecto, siempre debes saber el progreso de cada una de las tareas y actividades. En el momento en que una tarea se atasca o no obtiene los resultados deseados según el plan, encontrar su origen es imprescindible. Luego, identifica el impacto que está causando y la línea de tiempo necesaria para resolverlo.

Entender el problema:

Esta es la parte donde se analiza el obstáculo y se estructura. Cuando se estructura un problema, se le entrega una definición lo cual es uno de los pasos más importantes para resolver problemas. Cuando ya se entiende el problema en su totalidad es posible presentárselo al resto del equipo. De esta manera, es posible determinar el enfoque correcto para resolverlo.

Determinar las causas:

Una vez que hayas entendido y definido el problema, estás listo para determinar sus causas. Una posibilidad, es usar un diagrama de espina de pescado para realizar un análisis de causa y efecto. Si, por ejemplo, ves el problema en cuestión como una brecha entre el lugar donde estás y el lugar donde quiere estar, las causas del problema son los obstáculos que no te permiten cerrar esa brecha.

Como gerente de proyecto, es crucial que te asegures de que las soluciones que encuentres aborden las causas en lugar de los síntomas del problema. Si encuentras una solución que corrige el síntoma en lugar de la causa, es probable que el problema se repita, ya que nunca se resolvió realmente.

Lluvia de ideas(o soluciones):

Una vez el problema y sus causas hayan sido definidos, es hora de dejar volar la imaginación y desarrollar posibles soluciones. Al hacerlo, también debes considerar varios aspectos. Por ejemplo, si hay un problema en un departamento determinado que está involucrado en el proyecto, ¿tu solución impactaría positivamente a los otros departamentos? Asegúrate de que, al generar ideas y encontrar soluciones, la empresa sea un todo y consideres todos los posibles impactos que tendría en otros departamentos.

La lluvia de ideas y el mapeo mental son algunos de los métodos populares para la resolución de problemas en la gestión de proyectos. De acuerdo con una investigación realizada por Chip y Dan Heath en su libro Decisive, la mayoría de los gerentes normalmente solo presentan dos soluciones. Haga ‘X’ o no haga ‘X’. Este enfoque suele fallar y rara vez conduce al éxito. Crear 15 a 20 soluciones tampoco es sabio, ya que no es posible probar y experimentar todas. Desarrollar de tres a cinco soluciones suele ser suficiente en caso de que una no funcione.

Selecciona la solución ideal:

Una vez se hayan seleccionado las mejores ideas para la resolución de problemas, se puede hacer uso de un análisis de compensación. Para realizarlo, debes definir los criterios cruciales del problema, de modo que sea posible comparar las soluciones. Para ello, se utiliza una matriz simple y la solución de mayor rango será la mejor solución para su problema.

Ahora tienes una lista de posibles soluciones solo falta escoger. Si estás enfrentando un problema personal o un problema que afecta directamente tu trabajo, basta con elegir las opciones que te parezcan mejores. Pero, en otras situaciones, es aconsejable utilizar un proceso de puntuación. Si necesitas que alguien más apoye la decisión, puedes escribir algunas notas teniendo en cuenta consideraciones como el costo, la calidad y la reputación.

En caso de que estés enfrentando un problema a gran escala requiera una gran cantidad de fondos, es posible que debas seguir una plantilla o política organizativa.

Actúa e implementa la solución:

Aquí es donde realmente se pone la solución en acción. La implementación de una solución es un proyecto en sí mismo. Debes tener las herramientas de administración de proyectos correctas y los procesos correctos a disposición. Si hay muchas acciones involucradas en la implementación de la solución que seleccionaste, es aconsejable crear primero un plan de acción y tratar el proceso como un mini-proyecto para asegurarse de que la solución se implemente correctamente.

Con la ayuda de los pasos mencionados, no solo puedes aumentar la eficiencia de resolución de problemas mientras realizas un proyecto, sino también perfeccionar tus habilidades de resolución de problemas.

¡Buena suerte!