¿Ya revisaste tu agenda hoy? Todos hemos sentido en algún momento, que perdimos nuestro tiempo en una reunión que se pudo haber sido un mail, este no es un hecho aislado en un estudio hecho por Harvard Business Review a 182 altos directivo en una variedad de industrias concluyó que el 65% de ellos estuvieron envueltos en reuniones que les impidieron completar su propio trabajo, además de eso el 71% de estas reuniones fueron calificadas como improductivas e ineficientes.

Imagina lo que podrías hacer, si utilizas ese tiempo en las actividades que más valor dan a la compañía.

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Es por esto que tenemos 7 Hacks que harán que tus reuniones sean más efectivas.

📅 Planea antes de citar: si no hay agenda no hay reunión, es importante cuidar el tiempo de tus colaboradores, tener una estructura lógica que seguir en la reunión optimizará tu tiempo y el de tu equipo, ponle objetivos a la reunión y esmérate por cumplirlos.

🎯 Un paso a la vez 3 Temas máximo por cada encuentro: Es verdad que necesitas un foco, pero no fuerces la expectativa de la reunion, si tienes una agenda con 27 temas por tratar muy probablemente esta reunión no va a ser efectiva, plante 3 temas como máximo para cada reunión, pon límites y trabaja en la calidad y no en la cantidad además de asegurarte de que la reunión no supere 1 hora de duración.

❓ Reuniones en forma de pregunta: Cuando lo que buscas es resolver problemas complicados un hack que suele funcionar es permitirle a tu equipo pensar en las posibles soluciones a ese problema, si tu reunión se llama “junta del martes” tus colaboradores tendrán mucho menos contexto para pensar en posibles soluciones ha si la llamas “¿cómo optimizar el presupuesto de la campaña de Navidad?”

⏱️ Haz las paces con el tiempo: Esto no parece un consejo, pero te sorprendería la cantidad de tiempo que ahorrarás en reuniones si inicias y terminas las reuniones a tiempo, recuerda que no se trata sólo de tu tiempo, sino del tiempo del equipo al que citaste, personas que deben dejar de hacer lo que están haciendo para participar.

📵 Evita las interrupciones a toda costa: siempre hay un correo por responder o un Like que dar, evita a toda costa distraerte en las reuniones con elementos externos, enciende la cámara, suelta el smartphone y enchufa tu cerebro sólo en la agenda de la reunión.

🎡 Toma el timón de la reunión: Si agendaste la reunión eres el responsable de que la agenda que planeaste se cumpla, encaminar a los demás cuando se salgan del tema, asegúrate de que el tiempo se respete y da una conclusión cuando la reunión termine.

📝 Toma notas, sin morir en el intento: Escribe las conclusiones a las que llegaste, pero que esto no represente un esfuerzo adicional, en algunos casos las compañías en su afán por formalizar las reuniones inventan actas, consecutivo, formalismos y repositorios, que hacen más difícil la construcción del hábito del envío de las conclusiones de la reunión, si no puedes hacerlo tú nombra a un escriba  que sea el responsable de atrapar las ideas mientras aún están frescas.

La formula para la reunión perfecta no existe, este no es un manual infalible las reuniones efectivas son carreras de resistencia más que de rapidez, si de un día para otro intentas hacer todos los cambios, terminarás frustrándose y frustrando a tu equipo. Ve paso a paso y cada día tendrás mejores reuniones.