La gestión de proyectos es un campo amplio que abarca muchas industrias y geografías diferentes. No importa cuál sea el proyecto, hay cinco pasos de gestión de proyectos que todo profesional de la gestión de proyectos, líder de equipo, o gerente debe seguir para lograr resultados exitosos.

Estos pasos de la gestión del proyecto son: ideación, planificación, ejecución, control y cierre. ¡Siga leyendo para saber en qué consiste cada paso!

¿Por qué debo aprender sobre proyectos?

No solo los gerentes de proyecto deben saber sobre esto, si eres un administrador, si trabajas en una agencia de publicidad, si estás en un equipo de marketing o en otra actividad en donde tengas que gestionar tareas en equipo, necesitan habilidades de gestión de proyectos, necesitas saber cómo administrar tus recursos en una línea de tiempo y mantener la eficiencia ejecutar y terminar tus actividades. Aprender sobre proyectos te da un conjunto de métodos que te facilitan el trabajo.

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1. Ideación

Cada proyecto comienza como una idea y el primer paso de la gestión de proyectos hacia el éxito, es examinar el concepto de proyecto y determinar su viabilidad. Durante la fase de ideación, se debe investigar para determinar cómo y si se podrá completar con éxito un proyecto. Esto incluye examinar los recursos que se tiene y hablar con los equipos y partes interesadas relevantes.

A medida que se lleva a cabo el proceso de ideación, también debe pensar en el valor del proyecto propuesto. Tal vez haya determinado los recursos para completar con éxito el proyecto, pero ¿será de valor para su organización? Los proyectos deben ser posibles y valiosos para pasar por la fase de ideación y continuar por los siguientes pasos de la gestión del proyecto.

2. Planificación

Uno de los pasos de gestión de proyectos más importantes para el éxito es la planificación eficaz, sin esta, es muy poco probable que sus proyectos tengan éxito. Durante este paso, se debe crear un plan de proyecto que incluya el alcance, el presupuesto, los recursos y el cronograma.

Por supuesto, los proyectos rara vez salen exactamente de acuerdo con el plan, por lo que también debe identificar los posibles riesgos y retrasos durante la fase de planificación para estar preparado para ellos en el futuro.

3. Ejecución

La ejecución es el paso donde comienza su proyecto y comienza el trabajo real, durante esta fase de los pasos de la gestión del proyecto, deben tener una reunión de inicio para repasar los entregables y el cronograma del proyecto final, así que asegúrese de tenerlos definidos. En esta reunión inicial, estará con todo el equipo del proyecto para asignar responsabilidades, distribuir recursos y repasar toda la información relevante sobre el proyecto.

Asegúrate de definir estándares de seguimiento y comunicación durante el paso de ejecución para que pueda monitorear el progreso de sus equipos durante el siguiente paso. Asegúrese de que las personas sepan cómo comunicar los problemas que surjan y proporcione actualizaciones sobre el progreso de sus tareas. Esto les ayuda a evaluar el progreso del proyecto tal como se encuentra en desarrollo y a redactar informes de gestión del proyecto.

4. Control

El paso de control de la gestión del proyecto ocurre durante todo el período de tiempo desde el lanzamiento de un proyecto hasta su entrega. En esta etapa se supervisa el progreso del proyecto y se compara con el plan del proyecto que se le pensó originalmente, mientras monitorea el proyecto durante el paso de control, debe estar en comunicación constante con todos los involucrados para asegurarse de que el proyecto se desarrolle de acuerdo con el plan.

También debe medir el progreso del proyecto utilizando KPI durante la fase de control. Los KPI que utiliza pueden variar de un proyecto a otro, pero normalmente utilizará el cronograma y el presupuesto como dos de los principales KPI durante esta fase.

Si una tarea está dentro del cronograma y dentro del presupuesto delineado en el plan del proyecto, entonces es un buen indicador de que el proyecto está bien encaminado hacia el éxito. Si surge algún problema durante el paso de control, debe estar preparado para adaptarse y reasignar recursos o responsabilidades para que el proyecto vuelva a encarrilarse.

4. Cierre

El cierre es el paso final de la gestión de proyectos, este ocurre después de que un proyecto se completa y se aprueba para su entrega. Durante el paso de cierre, se evalúa el éxito general de este. Se compara el resultado real del proyecto con el plan y los objetivos del proyecto original y se revisa si todo salió de acuerdo a lo originalmente planeado.

¿Está de acuerdo con estos pasos?  cuéntanos en la sección de comentarios lo que piensas sobre esto.