Hay muchos tipos de proyectos: simples, complejos, grandes o pequeños, y muchos de ellos siguen la misma lógica. Mira estos 9 pasos y aprende cómo administrar (casi) cualquier proyecto.

¿Cómo administrar un proyecto?

• Definir los objetivos
• Definir la fecha de finalización
• Definir todas las actividades del proyecto
• Asignar recursos
• Estimar el tiempo y el costo por actividad
• Implementar el plan
• Monitorear y controlar
• Entregar proyecto
• Cerrar

Profundicemos en cada uno de estos pasos:

1. DEFINE LOS OBJETIVOS PARA TU PROYECTO

Cada proyecto necesita una meta, o un conjunto de objetivos, que deben cumplirse para finalizar el proyecto. Esta meta debe dividirse en objetivos que puedan medirse para que sepamos hacia dónde vamos y qué necesitamos para llegar ahí.

Definir el objetivo es el primer paso en cada proceso de gestión de proyectos. Comienza por desarrollar objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos), que puedas seguir para ver si el proyecto se ha completado con éxito o no.

Después de que hayas definido los objetivos y las metas del proyecto, puedes determinar el alcance del proyecto. El alcance te permitirá definir claramente todas las actividades y recursos que se necesitan para lograr los objetivos y metas especificados.

Entonces, recuerda, si no tiene metas y objetivos claros, es probable que tu proyecto falle.

2. DEFINE LA FECHA FINAL

Cada proyecto debe tener una fecha de finalización. De hecho, esta es una de las principales características de un proyecto, y lo que lo diferencia de una tarea en curso.

Una vez que definas cuál es tu objetivo, debes poner una fecha de finalización para que todos puedan tener claro lo que se espera y para cuándo. Esta fecha de finalización es crucial para determinar qué recursos (personal, software, dinero, etc.) necesita el equipo para alcanzar el objetivo de manera oportuna. Por lo tanto, comienza por definir la fecha de finalización para que puedas identificar las tareas que deben realizarse y asignarle una fecha específica a cada una de ellas.

3. DEFINE TODAS LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Una vez que sepas cuál es el objetivo y cuándo debes lograrlo, crea una lista de actividades que deben ejecutarse. Estas actividades, generalmente mostradas como tareas, deben tener un orden, dependencias (qué debo terminar antes de poder comenzar una nueva tarea, por ejemplo), fecha de vencimiento y responsable de la tarea.

No ignores ninguna actividad, por pequeña que parezca, porque la supervisión y el control del proyecto dependen del cumplimiento de estas actividades. El seguimiento general al progreso del proyecto se hará en función del progreso de estas tareas.

4. ASIGNAR RECURSOS

Ahora que sabes lo que se debe hacer y para cuándo, es hora de definir qué recursos se necesitan para completar las actividades enumeradas. Piensa en recursos como todas las cosas que necesitas física y virtualmente para que una tarea suceda (miembros del equipo, software, equipos, instalaciones, documentos, plantillas, etc.).

Define los recursos para cada actividad con su cantidad y descripción, y ponlos en un lugar visible para que todos en el equipo estén al tanto de lo que tienen disponible para llevar a cabo cada tarea. Mantener el control de los recursos disponibles es la mejor manera de garantizar que el proyecto se mantenga dentro del alcance y el presupuesto.

5. ESTIMAR EL TIEMPO Y EL COSTO POR ACTIVIDAD

Ahora que sabes lo que implica cada tarea en términos de recursos, es hora de estimar la duración y el costo de cada actividad. Ya tienes una fecha de vencimiento para cada tarea, así que trata de identificar cuánto tiempo te llevará completar cada una de estas tareas. Haz preguntas como “¿Cuánto tiempo de los miembros del equipo tomará esta tarea?”. Con la duración de todas las tareas y los recursos adicionales necesarios en mente, calcula un costo para cada actividad.

Debes tener claridad sobre cuánto costará el proyecto total, para que puedas medir, al final, si el proyecto fue exitoso o no. Tener un costo por actividad te permite controlar fácilmente el rendimiento de todo el proyecto y tomar decisiones basadas en lo que funciona y en lo que no.

6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

Terminaste la planificación. ¡Bien hecho! La planificación de un proyecto puede ser la parte más difícil del proceso. Si hiciste un buen trabajo, no deberías tener problemas con la implementación. Pero ten en cuenta que los proyectos no siempre salen según lo planeado, de modo que cuanto mejor lo planees, más preparado estarás para tomar decisiones bien informadas, de modo que puedas tener un proyecto rentable, incluso si se realizan cambios en el camino.

Al planear el proyecto, te sugerimos que uses una herramienta o plataforma donde todos en el proyecto puedan tener acceso a toda la información disponible. Las herramientas simples como “Notas” o “Google Drive” pueden ayudar, pero un software de Project Management sería ideal.

7. CONTROL Y MONITOREO

A medida que implementes el plan, es importante que controles el progreso de las actividades del proyecto y los recursos utilizados. El monitoreo te dará la información que necesitas para ver si el proyecto se está ejecutando según lo planeado o si existen variaciones importantes que puedan tener un impacto en el resultado final.

Lo que no se mide no se puede gestionar. Por lo tanto, si quieres administrar adecuadamente tu proyecto y garantizar un resultado exitoso, debes medir todo lo que puedas. Tener una herramienta o software sería útil ya que éste medirá automáticamente elementos como el progreso del tiempo o las inversiones monetarias.

8. ENTREGA DEL PROYECTO

Una vez que el proyecto finaliza, debe ser entregado correctamente. Asegúrate de guardar toda la información relacionada con el proyecto en un único lugar que puedas compartir con el propietario del proyecto. Recuerda compartir nombres de usuario, contraseñas, documentos, software disponible, etc., todo lo que el propietario necesite para controlar el resultado final.

9. CERRAR

Finalmente, una vez entregues el proyecto analiza lo que se planeó vs lo que se logró en realidad. ¿Es lo mismo? ¿Es mejor? ¿Hay algo que falta? Explica los motivos del resultado final y elabora una lista de lo que funcionó y lo que no. Realiza una reunión de lecciones aprendidas para identificar las lecciones importantes que se aprendieron durante todo el proceso del proyecto, con el fin de aprender de ellas y evitar repetir los mismos errores en cualquier proyecto futuro.

El objetivo de esta etapa final es evaluar el proyecto, cerrarlo y obtener retroalimentación para ver qué funcionó, qué lecciones se aprendieron y las mejores prácticas que se pueden aplicar en proyectos futuros.

¡Tan sencillo como eso! Sigue estos 9 pasos y podrás gestionar tu proyecto de forma exitosa y eficiente.

SUGERENCIA: El uso de un software de Project Management hará que tu vida sea más fácil. Centraliza tu trabajo y realiza un seguimiento del progreso utilizando Workep: