Post-its, recibos, servilletas manchadas de café, escribimos por todas partes. Los 5 libros de Harry Potter fueron escritos en trozos de papel. Los mayores éxitos de Pixar (Bichos, Monsters Inc., Buscando a Nemo y Wall-E) se crearon durante el almuerzo y se dibujaron en servilletas.

Cuando se te ocurre una idea, o recuerdas esa “cosa” que tenías que hacer, existe una necesidad intrínseca de escribirla para “no olvidarla”. Aun así, ¿transporta con esmero todos estos (aparentemente muy importantes) trozos de papel? ¿O los has perdido más de una vez? Sus ideas y tareas se olvidan en el fondo de una bolsa o la lavadora las tritura dentro de un bolsillo, y no debería suceder.

Las listas de tareas pendientes o listas de tareas son un compuesto de todas sus responsabilidades. Son una herramienta que te ayuda a organizar tu día compilando cada una de las tareas que tienes que completar. Puede parecer que una lista de tareas pendientes no difiere en nada de una lista de compras, pero eso es un error.

Las listas de tareas son completas; todas las responsabilidades están escritas, priorizadas y programadas. Ahora, podrías preguntar:

¿Realmente necesito una lista de tareas pendientes?

Si, tú puedes.

No importa si eres un director de proyectos, un estudiante o un profesional independiente, todos tenemos cosas que hacer día a día. Por supuesto, decidir si usarlo o no depende de ti, pero ¿quieres volver a comer cereal sin leche? ¿O te cortaron la electricidad porque no pagaste las facturas? Yo creo que no. Las listas de tareas  permiten organizar el día de manera que todas las “cosas” realmente importantes se hagan primero sin olvidar la existencia de las tareas más pequeñas (como comprar leche). Sin embargo, y preste mucha atención a esto, una lista de tareas solo funciona en la medida en que se esfuerce.

Claro, organizar tus tareas es genial y, según la ciencia, a nuestro cerebro le encanta, pero sin un esfuerzo consciente para completar esas tareas ni la mejor de las listas de tareas tendría afecto contra la procrastinación.

¿Qué es la procrastinación?

Es el hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables por miedo o pereza a afrontarlas.

¿Cómo hacer la lista perfecta de tareas pendientes?

• Escriba TODO: Haga esto como una lista de cosas por hacer. Tienes que dejarlo todo para que luego puedas organizarlo y agotar todas tus responsabilidades.
• Organizar por lista de tareas: Ahora que ha escrito todo, es importante que lo organice por categorías. Por ejemplo, Trabajo, Hogar y Personal. Desglosarlo le permite concentrarse en lo que es necesario en diferentes momentos del día.
• Prioriza tus tareas: Ahora bien, esto podría ser lo más importante para tener una lista de tareas pendientes exitosa. Organice sus tareas por orden de importancia de forma descendente; las tareas más importantes primero.
• Mantenga todo en un solo lugar: Su lista puede estar dividida y priorizada, pero debe mantenerse en un solo lugar, es el objetivo de tener una lista de tareas pendientes, centralizar sus tareas. Puede estar en un libro, en las notas de su teléfono o en una aplicación increíble como Workep, usted decide.

¿Cómo priorizar mis tareas?

“Importante” puede parecer un asunto muy subjetivo, pero tiene una base científica. Las tareas que tienen alta prioridad son aquellas que:

• Disminuirá exponencial mente su carga de trabajo: lo que sí, significa que cuanto más grande, mejor. Recuerde el principio de Pareto, el 80% de sus resultados provienen del 20% de su trabajo.
• Son sensibles al tiempo: y no significa “posponer las cosas hasta que sea REALMENTE urgente y priorizarlo”. Significa completar primero las tareas con fechas límites más ajustadas.
• Asigne dependencias: esto se aplica especialmente si haces parte de un equipo. Si tienes una tarea asignada que otro miembro de tu equipo necesita para continuar su  trabajo, debe priorizarse, ¡hágalo por el equipo!

Ya sea para su día a día, para su equipo o para su proyecto, las listas de tareas son realmente una poderosa herramienta de productividad y administración del tiempo.

Si desea obtener más información sobre la asombrosa ciencia de la administración del tiempo o tiene algún tema que desee que cubramos, no dude en comunicárnoslo.

¡Buena suerte con sus tareas!