Una de las habilidades más eficaces que posee es la gestión del tiempo y los recursos. Cuando sepa cómo administrar bien su tiempo y recursos, conocerá el verdadero significado de la productividad.

Aquí hay 10 consejos para mantener sus tareas, tiempo y recursos bajo control:

1. Establecer metas:

Hay muchas formas de fijar metas, entre las más conocidas está SMART un marco para delimitar los objetivos S específicos, M Medibles, A Alcanzables, R relevantes y  T a tiempo. Esto te ayudará a identificar los objetivos eficaces de los que no lo son.

2. Utilice un buen sistema de gestión del tiempo:

Uno de los consejos más importantes para administrar su tiempo es encontrar el sistema adecuado. Utilice un buen sistema de gestión del tiempo, uno por cuadrantes o bloques de tiempo le ayudará a diferenciar las cosas importantes de las urgentes y darle a cada una la prioridad que merece.

3. Auditoría de tiempos:

Evalúe su propio desempeño, la palabra auditoría puede asustar al principio, pero una buena forma de empezar es darle una calificación de 1 a 5 a su día en el trabajo, siendo 1 un día no productivo y 5 un día muy productivo, después de una semana puede hacer un acumulado de qué tan productivo fue en su semana y después de un mes podrá entender mejor sus ciclos de productividad mensuales

Si llego a este punto podría preguntarse ¿Qué debe hacer para que todos sus días sean igual de productivos? ¿qué pasó esos días que no fueron tan productivos y cómo puedo mejorarlo?

4. Determine el alcance de su proyecto:

Antes de continuar con los consejos relacionados con la asignación y la administración de sus recursos, debe conocer el alcance de su proyecto. ¿Es grande o pequeño? ¿Corto plazo o largo plazo? Una vez que haya determinado el alcance de su proyecto, puede tomar una mejor decisión sabiendo cuál de los recursos necesitará para completar el proyecto. Cuanto más claro sea, mejor será su asignación y gestión de recursos.

5. Identifique y conozca sus recursos:

Sin el conocimiento adecuado, no se puede administrar de manera eficiente. Conozca sus recursos junto con sus habilidades y experiencia y luego elija de acuerdo a su proyecto. Cree un perfil para ellos y cuanto más sepa sobre ellos, mejor podrá asignarlos.

6. Enfoque holístico:

A veces, estás tan concentrado en tu proceso que olvidas ver lo que sucede a tu alrededor. Y es más que comparar el progreso estimado con el progreso real del proyecto. Aunque también es extremadamente importante medir el desempeño.

Alguien debe estar encargado de ver el proyecto como un todo, algunas preguntas interesantes que puedes hacerte son ¿qué pasa si alguien del equipo se va? ¿Tengo un respaldo para ese puesto? ¿cómo mi trabajo impacta mi equipo? Siempre debes tener un plan de contingencia para responder a novedades. La visión de águila te permitirá ver todo desde las alturas y saber que tu trabajo coopera con el resto de tus compañeros.

Los problemas surgen en el camino y tanto la variable como las condiciones cambian mientras estás haciendo un proyecto. Lo mejor es estar preparado y tener planes de respaldo para algunos problemas. Adáptese a los de manera proactiva es el trabajo de un buen plan de contingencia.

7. Utilice un software de gestión de proyectos:

El uso de un software de gestión de proyectos es una excelente manera de administrar sus recursos. Y si tiene una herramienta en línea, también puede actualizar los datos de su proyecto al instante. Con un software de gestión de proyectos, puede administrar sus recursos de manera más productiva.

Puede utilizar un calendario codificado por colores para ver dónde y cómo se asignan sus recursos. Además, también puede configurar notificaciones para que pueda saber si se está rezagando en una determinada tarea para que así tenga una solución a mano. 

Puede automatizar sus notificaciones por correo electrónico para que sus recursos estén a tiempo, hagan sus tareas a tiempo y no tenga que micro gestionarlos.

8. Evite la asignación excesiva:

A veces, los gerentes carecen de las habilidades de planificación adecuadas y sobre asignar sus recursos. Existe el riesgo de que el equipo se desgaste con la asignación excesiva y tanto el tiempo como el presupuesto del proyecto se ven afectados por esto. Manténgase alerta y cuando asigne sus recursos, debe hacerlo después de una consideración adecuada y exhaustiva de sus recursos.

Vuelva a examinar su plan de recursos y luego utilícelo para asignar las personas adecuadas para el trabajo.

9. Cronogramas realistas:

Otra cosa importante para la gestión eficaz del tiempo y las tareas es establecer las metas dentro de un cronograma realista. Seguramente querrá grandes resultados y querrá apuntar a las metas altas, pero tenga una línea de tiempo realista y alcanzable para ganar o alcanzar esas metas. De esta manera, su equipo tiene tiempo suficiente para realizar una lluvia de ideas y descubrir la mejor manera de hacer las cosas.

Divida el proyecto en tareas más pequeñas y manejables, y asigne una fecha de vencimiento realista.

10. Comprenda los horarios y fechas límite:

Puede pasar horas y horas planificando el cronograma y el plan perfectos del proyecto, pero si no incluyo los miembros de su equipo, el plan puede desviarse o incluso fallar por completo. Es importante que involucre a los miembros de su equipo y se asegure de que comprendan tanto los cronogramas como los plazos del proyecto.

Cuando su equipo se ve a sí mismo como una parte central del proyecto, aumenta su autoestima, haciéndolos más productivos y responsables del cronograma del proyecto establecido.