Cuando se piensa en la gestión de proyectos, mucha gente simplemente la considera como un método para iniciar y completar un proyecto. Si bien esto puede ser cierto, la gestión de proyectos abarcar mucho más.

A menudo vemos que las grandes empresas emprenden nuevos proyectos, anuncian un plazo previsto y, en la mayoría de los casos, cumplen los plazos establecidos. La gestión de proyectos se puede comparar con jugar un juego de Tetris. Implica la capacidad de optimizar todos los aspectos del proceso para cumplir y producir el mejor resultado posible dentro de todas las condiciones de entrega.

El procedimiento de gestión de proyectos correcto tiene en cuenta una serie de características y se esfuerza por ofrecer siempre la mejor calidad con la menor cantidad de recursos, errores y desperdicios. Hoy, nos centramos en el proceso de gestión de proyectos en sí, sus características y cómo debería ser un buen proceso de gestión de proyectos. ¡Empecemos de inmediato!

Fases de la gestión de proyectos

Las fases de la gestión de proyectos representan los muchos pasos que debe abarcar toda gestión de proyectos. En cada proyecto que se gestiona, debería haber:

• Una fase de despegue o iniciación
• Una fase de planificación
• Una etapa de ejecución
• Un medio para monitorear
• Control y una fase de cierre o post-mortem
  

Cada una de estas fases tiene varias actividades que se incluyen en ellas.

La fase de despegue o inicio es donde comienza el proyecto. En esta habrá una presentación del caso de negocio y un estudio de viabilidad para justificar la necesidad del proyecto y evaluar los objetivos del proyecto, el cronograma, los hitos, los requisitos y otros análisis de fortalezas, debilidades, amenazas y más.

La fase de planificación es la fase que sigue a la aprobación del proyecto. Esta es una de las fases más sólidas en la gestión eficaz de proyectos, que abarca el alcance del proyecto, la definición, las tareas de unidad y grupo, el cronograma, la calidad, el costo, las estimaciones, el personal, la gestión de riesgos, las comunicaciones, la auditoría, las adquisiciones y mucho más.

La fase de ejecución implica la ejecución del plan y los esfuerzos administrativos de acuerdo a la planificación estipulada anteriormente.

La fase de seguimiento y control implica la presentación de informes, la evaluación, la programación, la retroalimentación, la crítica, el costo, el riesgo, la auditoría, la calidad y otros parámetros, mientras que la fase de cierre concluye el proyecto después de la ejecución según los estándares y especificaciones.

A medida que la gestión de proyectos ha evolucionado a lo largo de los años, se han desarrollado cientos de software que se ejecutan en múltiples plataformas para ayudar a producir resultados más fluidos, más fáciles y más efectivos. Con la multitud de software de gestión de proyectos disponible en el mercado hoy en día, puede ser difícil separar lo bueno de lo malo y lo menos efectivo, lo que nos lleva a nuestro siguiente título:

El software de gestión de productos ideal también debe diseñarse con la intención de facilitar la colaboración y la gestión de datos. La velocidad de implementación y la facilidad de instalación también son factores muy importantes que deben tenerse en cuenta.